Personalehåndbogen

På denne side kan personale og alle andre interesserede få et indblik i, hvilken personalepolitik Vindsuset praktiserer. Skriv til vindsuset@faf.kk.dk., hvis der er spørgsmål eller gode råd. I nedenstående indholdsfortegnelse kan du klikke dig videre til personalehåndbogens enkelte afsnit.

Indholdsfortegnelse

1. Vindsusets leveregler - for alle ansatte i Vindsuset
2. Leveregler: ”Her i Vindsusets tog”  
3. Jobbeskrivelse for Ledelsen / Ledelsesteamet: Leder & Souschef
4. Jobbeskrivelse for Uddannede pædagoger
5. Jobbeskrivelse for Pædagogmedhjælpere  
6. Jobbeskrivelse for Vikarer  
7. Jobbeskrivelse for Praktikanter (/ Jobtræning)  
8. Medarbejderudviklingssamtaler i Vindsuset i år 2003  
9. Punkter til INTRO i Vindsuset  
10. Busmøde  
11. At være flyver betyder  
12. Vurdering af teamprocessen  

Vindsusets “leveregler”…..- for alle ansatte i Vindsuset.

Dagligdagen i Vindsuset skal bære præg af et positivt livssyn, således at vi sammen fokuserer positivt og skaber en atmosfære som er båret af glæde, lyst, “gå-på-mod”, optimisme og “en summen af liv….”.

Alle skal hjælpe hinanden med positivt at lære af fejl og konflikter !

Alle skal forsøge at efterleve:

“Gem ikke til i morgen, hvad du kan gøre i dag !

” - altså grib chancen, - grib idéerne i NU´et !!!

Du er selv ansvarlig for din egen arbejdsglæde, forstået på den måde, at du er ansvarlig for selv at reagere på eventuelle mistrivselssignaler, og forholde dig aktivt til dem. Du skal medvirke aktivt til at egne og andres ressourcer bliver brugt optimalt i forhold til helheden, - primært til gavn og glæde for børnene, men også overfor dig selv og dine kollegaer. Konkret betyder det, at alle er ansvarlige for at komme med idéer, initiativer og mest af alt, forholde sig aktivt og være handledygtig på en samarbejdsvillig og ansvarlig måde. Alle er “stort set” medansvarlig for alt hvad der sker i Vindsuset, idet det er alles pligt, at forholde sig omsorgsfuldt kritisk til alt hvad man ser, høre og deltager i, i Vindsuset.

Du er selv ansvarlig for at vurdere, om du føler dig i stand til at honorere en opgaves krav på en ansvarlig og tilfredsstillende måde. Hvis du er i tvivl, skal du give udtryk for din tvivl og eventuelt melde helt fra overfor den pågældende arbejdsopgave. - og så lige til sidst………

Du skal rydde op efter dig selv, efter dine gøremål og aktiviteter, og du skal aflevere ting, materialer og områder i den stand, som du selv har lyst til at modtage det i. Skab en god kultur: Vær et godt eksempel for børnene, ryd op og saml ting op på din vej, - hjælp med at passe på og vedligeholde vores fælles ejendele. ”Hvis du gør det du altid har gjort, får du de samme resultater, du altid har fået. Hvis du vil have nye resultater, skal du gøre noget nyt….” 

Leveregler ”Her i Vindsusets tog…..” 

Vindsusets tog kører hele ugen – stemningen er båret af lyst, glæde, ”gå-på-mod”, et positivt livssyn, fællesskab og ”en summen af liv………………..” 

• Store og små ture bliver startet og afsluttet – der er mange stop undervejs 
• Kom med dine idéer til forskellige destinationer Retningen og tidsplanen skal diskuteres, koordineres og prioriteres Sæt dig ind i køreplanen – vær ansvarlig Vær sikker på at alle, der er med toget vil samme vej !
• Fokuser på muligheder fremfor begrænsninger
• Hvis der er noget du ikke forstår, eller noget du undre dig over undervejs så SØG VIDEN – SPØRG ! Husk vi har alle forskellig bagage med ! – Tilsammen har vi det hele – når bare vi vil dele ! 
•  Vindsustoget kører til tider hurtigt, husk derfor at nyd´ køreturen: Læn dig tilbage i sædet, nyd udsigten, stemningen, vær sammen med dine medpassager, og mød dine medpassagerer med nysgerrighed, respekt og ligeværd. 
• Tal med din sidemand – og ikke til ham, undersøg hvad han har med i bagagen, og hvor han vil rejse hen…. Vær nærværende og til rådighed….. - og giv tid til pjat, fjolleri og et godt grin !
• Gør brug af de naturlige pauser, der opstår undervejs….. · Prøv noget nyt – gense noget kendt - stå af ved forskellige perroner…. 
• Kørsel med Vindsus-toget giver en gang imellem sammenstød, sørg for at tage positivt ved lære af fejlnavigeringen: Find sammen ud af hvad der kan gøres anderledes og få toget på rette spor igen – Ingen må efterlades med åbne sår og skrammer – sår heles indefra og heles bedst ved fælles hjælp - Gør aktiv brug af din viden om 1. hjælp
• Være opmærksomme på sporskifte – det betyder perspektivskifte Det giver inspiration, videreudvikler og det giver ny indsigt og forståelse. Nye synsvinkler giver ny energi ! 
• Anerkend, udtryk og nyd både egne og andres succeser – Dét giver brændstof til toget ! En tur i ”Vindsusets tog” skal være en god oplevelse – ”En positiv forskel” - og kunne mærkes på ”den gode måde” hele livet … Din energi flyder derhen hvor Du har Din opmærksomhed……………………… Jeg siger ikke det jeg siger, men det du hører…………………………. Der er en grund til at vi har 2 øre og kun 1 mund - vi skal høre dobbelt så meget som vi taler…….. De fleste vurderinger bygger på antagelser – Erstat disse med viden !

  Jobbeskrivelse for Ledelsen / Ledelsesteamet : Leder & Souschef 

Er overordnet ansvarlig for, og ansvarlige overfor, alle led i Vindsuset, både i og udenfor institutionen, såvel børn, forældre, personale, institutionsafdelingen, socialcentret, socialdirektoratet m.v.

Ledelsen skal sikre at “de ydre rammer” i institutionen er i orden, og således sikre de optimale muligheder for et godt “institutionsliv” i Vindsuset.

Ledelsen er ansvarlig for al administration, både samordningen af økonomistyring og pædagogik, regnskab og budgetter generelt, personaleløn- og ansættelsesforhold, samt ansættelse og afskedigelse af personale hvis det er nødvendigt m.v.

Ledelsen skal være garant for en høj kvalitet i institutionens indre liv, både med hensyn til pædagogisk arbejde & udvikling, samt forældresamarbejde på alle niveauer, herunder information & forældremøder.

Ledelsen skal sikre en arbejdstilrettelæggelse der på bedst mulig måde tilgodeser børnenes dagligdag, det pædagogiske grundlag, de aktuelle personaleressourcer samt tage højde for individuelle personaleønsker så vidt det er muligt.

Ledelsen skal sikre medarbejdernes mulighed for faglig opkvalificering bl.a. ved kurser, samt arbejde målrettet med medarbejder udviklings samtaler (MUS-samtaler). Desuden skal ledelsen til hver en tid forholde sig aktivt til samarbejdsproblemer / konflikter medarbejdere imellem, det ikke er muligt at løse indbyrdes på en for institutionen tilfredsstillende måde. Ledelsen skal arbejde bevidst med institutionens kultur på alle niveauer, f.eks. menneskesyn, etik, moral, trivsel, kommunikationsformer, “omgangstone” i såvel harmoniske, kritiske og konfliktrige situationer.

Ledelsen skal sikre kontakt og samarbejde med eksterne samarbejdspartnere på alle niveauer, samt holde sig orienteret om, og aktivt forholde sig til, udviklingen og de deraf følgende tiltag og ændringer, der påvirker vores område og institution.

Ledelsen skal holde sig, og “holdes” orienteret om alle væsentlige ting i relation til institutionens liv og virke, for at have et kvalificeret grundlag for at kunne tilrettelægge, planlægge, vurdere og beslutte. Souschefen indgår desuden som en deltids-stuepædagog på den ene stue. Ændret d. 1. marts. ´02.: Souschef er primært tilknyttet den ene stue og lederen den anden – begge som sparringspartnere i.f.t. stuepersonalegruppen, børnegruppen, stuens funktion, kultur og pædagogik m.v., samt i.f.t. særlige børn, børnesager og eksternt samarbejde og i.f.t. forældresamarbejdet generelt.

Jobbeskrivelse for Uddannede pædagoger

Den uddannede pædagog er overordnet ansvarlig for det pædagogiske hverdagsliv i al almindelighed, men selvfølgelig i særdeleshed overfor den gruppe børn pædagogen er stuepædagog for, “med alt hvad det indbefatter”…...

Pædagogen skal være garant for, at hvert enkelt barn får den optimale omsorgsfulde støtte og udfordring i Vindsuset, og at der bliver gjort en særlig indsats overfor børn, der har særlige behov i perioder.

Pædagogen er ligeledes ansvarlig for, at alle personalegrupper omkring de enkelte børn får den nødvendige viden og støtte, der er nødvendigt for at barnet / børnene bliver sikret en kvalificeret kontakt og samvær med de voksne i Vindsuset.

Pædagogen er ligeledes ansvarlig for på omsorgsfuld måde, med udgangspunkt i barnet at “blande sig” ved uhensigtsmæssig samspil en personale og et barn i mellem. En sådan indgriben kræver hurtigst muligt en loyal opfølgningsnak med gensidig udveksling omkring situationen.

Pædagogen skal sikre at hverdagen generelt kan spejles i Vindsusets målsætning,og at Vindsusets målsætning er genstand for en bevidst og kvalificeret udvikling.

Pædagogen skal være opsøgende overfor pædagogisk udvikling, og således altid være garant for en reflekterende pædagogisk hverdagspraksis.

Pædagogen er ansvarlig for, at der dagligt foregår en fælles snak og planlægning af den enkelte dag i bussen om morgenen, og sikre at alle personaler er hørt og informeret.

Pædagogen skal være bevidst om egne og kollegaernes styrker, svagheder, færdigheder og særlige interesser, for derved at sikre at den enkelte personales ressourcer bliver udnyttet på bedst mulig måde, til gavn for børnene, - også på tværs af stuerne.

Pædagogen er ligeledes ansvarlig for at sikre det nødvendige informationsniveau overfor såvel børn som forældre.

Pædagogen er ansvarlig for et åbent og konstruktivt forældresamarbejde, såvel den daglige kontakt som den opsamlende periodiske kontakt.

Pædagogen skal være garant for en tillidsvækkende, åben og “professionel” omgangsform.

Pædagogen skal i samarbejde med mindst en kollega planlægge og gennemføre forældresamtaler, såvel de ”fastlagte” samtaler som samtaler der tager udgangspunkt i et akut opstået behov, enten på forældrenes eller pædagogens foranledning.

Pædagogen skal til hver en tid dele sine eventuelle bekymringer og undren over et barns trivsel og udvikling, således at der skabes en fælles grundlag for at støtte et barn bedst muligt hurtigst muligt. Forældre skal altid orienteres om en samtalens ”væsentligste indhold i overskrifter” inden selve samtalen, så alle er bedst muligt forberedte.

Pædagogen skal i øvrigt være indstillet på at varetage særlige udvalgsposter, tillidsposter samt arbejdsopgaver til gavn for hele institutionen, og således at det er muligt at fordele abejdsmrængden blandt den aktuelle personalegruppe. 

Jobbeskrivelse for Pædagog-medhjælpere  

Pædagogmedhjælperne skal i praksis indgå i dagligdagen og det pædagogiske arbejde med de samme arbejdsfunktioner som de uddannede pædagoger.

Pædagogmedhjælperens arbejde har dog sin primære og største vægt på det direkte daglige “børnesamvær”, samt den daglige formidling om dagens liv og hændelser til forældrene. Forskellen mellem den uddannede pædagog og medhjælperen ligger primært i hvilke forventninger og krav der er til indholdet og kvaliteten af de udførte arbejdsopgaver. Pædagogmedhjælperen vil derfor ved sin start i Vindsuset, blive indført og oplært i hverdagen og den pædagogiske praksis som “ringe i vandet”.

Pædagogmedhjælperen skal udvise initiativ og interesse for at udvikle sine egne arbejdsfunktioner og erhverve sig forståelse og viden omkring essensen af pædagogikken og arbejdsfeltet.

Pædagogmedhjælperen skal arbejde for at udvikle sig til, i højere grad at få mere og mere ansvar uddelegeret indenfor specifikke områder, - stadig med den uddannede pædagog som sparringspartner og medansvarlig.

Pædagogmedhjælperen skal forstå at alles indsats er lige nødvendig for helhedsresultatet, hvorfor pædagogmedhjælperen skal forholde sig aktivt og ansvarligt til den almene udvikling af Vindsuset, og arbejde loyalt herfor.

Jobbeskrivelse for Vikarer  

Vikarens job er at indgå i den pågældende hverdag, udfra de anvisninger det faste personale giver. Hvis vikaren er i tvivl om sin egen rolle og arbejdsfunktion, skal vikaren selv opsøge en fast personale til afklaring heraf. Vikarens arbejdsfunktioner vil lige som pædagogmedhjælpernes udvikle sig som “ringe i vandet” efterhånden som vikaren lære huset og arbejdsfeltet at kende. 

Jobbeskrivelse for Praktikanter (/ Jobtrænning)  

Praktikanter kan blive tilknyttet Vindsuset udfra vidt forskellige uddannelsesforløb. Fælles for alle praktikanter er, at praktikanten vil blive tilknyttet en bestemt uddannet pædagog, som skal være ansvarlig for såvel tilrettelæggelse, “løbende supervision / vejledning og opfølgning af praktikforløbet tilpasset den specifikke praktikant.

En praktikant skal hurtigst mulig gøres bekendt med såvel Vindsusets håndbog for personaler, herunder målsætningen, generelle krav til ansatte samt de specifikke krav og forventninger Vindsuset har til den pågældende praktikant.

Praktikanten skal selv være udfarende og aktiv til forhold til at opfylde uddannelsesstedets og egne krav til pratikperioden.

Praktikanten skal deltage aktivt, ansvarligt og loyalt i det daglige arbejde i Vindsuset udfra de faste medarbejderes anvisninger. Se i øvrigt Vindsuset´s Praktikantpjece med krav og forventninger til praktikanten samt hvad vi som praktikplads kan tilbyde. 

Medarbejderudviklingssamtaler i Vindsuset i år 2003 

Alle medarbejdere i Vindsuset har ved ansættelsessamtalen stiftet bekendtskab med begrebet ”MedarbejderUdviklingsSamtale” ( populært kaldt ”M.U.S.), - og alle har forholdt sig positivt til dette arbejds- og udviklingsredskab. I 1998 tog personalegruppen rigtig fat på opgaven, med udgangspunkt i et stort set tilsvarende oplæg, som det du sidder med i hænderne nu.

Vi diskuterede på den baggrund og besluttede rammerne, indholdet og forløbet omkring første runde af ”MUSamtaler” i Vindsuset, som fandt sted i starten af 1999. Siden har vi haft MUSamtaler hvert år i foråret. Det har vist sig at være et rigtig godt arbejdsredskab for såvel den enkelte medarbejders trivsel og udvikling samt for hele Vindsusets udvikling og trivsel.

MUSamtalerne bliver alle fulgt op af individuelle referater samt en fælles generel mundtlig og skriftlig opfølgning af alle samtalerne på et efterfølgende personalemøde. Denne opfølgning er medvirkende til at sætte mål for såvel den enkelte, for hele personalegruppen og for hele Vindsuset. Det har vist sig at være et rigtig godt pejleredskab, som viser hvilke områder vi hver i sær synes, at vi i fællesskab skal kaste vores opmærksomhed hen på.

På denne baggrund sætter vi bl.a. temaer på årets planlagte personalemøder og konferencer.

Opfølgningen af MUSamtalerne kan suppleres på flere måder afhængig af personalegruppens ønsker og behov. Et år var personalet opdelt efter stuetilknytning i grupper, hvor de fortalte de ting de individuelt fandt relevant at dele med de andre kollegaer efter samtaleprocessen. Andre år foregik denne proces fælles på et personalemøde. I løbet af sommeren og efteråret bliver de enkelte MUSamtaler opfulgt af individuelle trivsels- og opfølgningssamtaler. Vi er nu klar til at kaste os ud i en ny MUS-runde – MUS år 2003 ! Derfor sidder du nu med dette oplæg i hånden, som skal danne grundlag for en fælles diskussion på et personalemøde. 

Hvorfor medarbejderudviklingssamtaler ? Oplæg om baggrunden for MUSamtaler:  

Hvorfor kan vi ikke bare tale om problemerne ?

 “Er der tale om en ny form for effektiviseret udnyttelse af medarbejderne”

“Hvad skal de bruge det til ?”

“Det er spændende hvad der sker efter samtalen. Det hele glemmes sikkert…. !”

“Hvorfor skal vi i en daginstitution bruge metoder fra det private arbejdsmarked ?”

Ja, der kan siges meget om dette ”nye ledelsespåfund”, som dog ikke er så nyt på mange arbejdspladser. Her har medarbejderudviklings-samtaler mange steder fungeret i mange år, med større eller mindre succes. De fleste arbejdspladser som har gennemført medarbejder-udviklingssamtaler, har dog bibeholdt dem og udviklet dem, således at de til sidst passer til netop deres specifikke virksomhed. Hvilket også er gældende for os i Vindsuset. 

Dette materiale skal du opfatte som videreudviklingen af vores fortsatte udviklingsproces af medarbejderudviklingssamtaler i Vindsuset, samt introduktionsmateriale til nye medarbejdere der ikke er bekendt med Vindsuset´s grundlag for at gennemføre og benytte MUSamtaler.

 I 1998 indhentede vi erfaringer og materialer fra mange forskellige arbejdspladser, både offentlige og private. Dette materiale forsøgte vi at tilpasse og udvikle, således at vi ku´ bruge det som grundlag for en positiv udvikling af medarbejder-udviklingssamtaler til gavn for både Vindsuset som organisation / institution og den enkelte medarbejder. Det er stort set det samme materiale, der her danner grundlag for vores videreudvikling af MUSamtaler i Vindsuset.

Det er vigtigt og nødvendigt, at såvel nye som gamle medarbejdere, hver især forholder sig aktivt til denne proces.

Kun gennem fælles dialog medarbejdergruppen og os (ledelsen) imellem, vil grundmaterialets brugbarhed og kvalitet optimeres, således at det udvikles til netop vores organisation / institution og til os som ”Vindsus-medarbejdergruppe”. 

Hvad er MedarbejderUdviklingsSamtaler ?

Medarbejderudviklingssamtaler er en gensidig forberedt og struktureret samtale mellem den enkelte medarbejder og lederen.

Her tales om arbejdssituationen – hvad er der sket siden sidste samtale og hvad skal der ske inden den næste. Det er en åben, fremadrettet og ligeværdig dialog om arbejdsopgaver, arbejdsform, samarbejde med ledelsen og samarbejdet i hele institutionen, om behovet for uddannelse og supervision / samtale / træning, samt en drøftelse af de arbejdsvilkår og muligheder, ledelsen kan tilbyde – under hensyntagen til helheden.

Medarbejderudviklingssamtalen erstatter ikke den løbende kontakt mellem ledelsen og medarbejderen om aktuelle forhold i arbejdet. Udover den løbende kontakt mener vi, at er der behov for én gang om året at diskutere medarbejderens samlede arbejdssituation mere gennemgribende.

Samtalen skal ikke fungere som konfliktløsning for konflikter, der kan opstå i dagligdagen. Disse skal fortsat løses, når de er aktuelle og ikke i udviklingssamtalen. Hvis der er tidsmæssigt sammenfald mellem en aktuel konflikt og MUSamtale, skal disse ligeledes adskilles. Samtalens fokus er den pågældende medarbejder, og kan ikke bruges til at flytte fokus over på andre kollegaer, dog kan det være relevant at nævne andre kollegaer f.eks. i beskrivelser samt løsningsforslag. Samtalen kan heller ikke bruges som tjenstlig samtale – der kan fra ledelsens side ikke opstilles konsekvenser eller uddeles advarsler. Samtalen er fortrolig. 

Formål

Det er rigtigt, at medarbejderudviklingssamtaler er et ledelsesredskab for blandt andet:

• at sikre en effektiv udnyttelse af de menneskelige ressourcer.
• at udvikle arbejdsmetoder og samarbejdsformer.
• at styrke kontakten mellem medarbejder og ledelse.
• at styrke intern kommunikation. …...men dette behøver ikke at være i modsætning til medarbejdernes interesser.

Medarbejderudviklingssamtalen kan, rigtig brugt, give medarbejderen indflydelse på egen arbejdssituation, fremtidige jobfunktioner og faglige udvikling, ligesom samtalen kan give mulighed for at præge institutionens overordnede udvikling.

Formålet med medarbejderudviklingssamtaler er meget forskelligt fra arbejdsplads til arbejdsplads og kan forandres efter behov og ønsker, ligesom de kan gøres specifikt emnebestemt.

Medarbejderudviklingssamtalen sætter medarbejderen i centrum. Samtalen tager udgangspunkt i medarbejderens oplevelser og vurderinger af egen og Vindsusets situation. Ligeledes tages afsæt i hvordan medarbejderen fungerer i jobbet, i samspillet med kollegaer og ledelse samt medarbejderens egne ønsker og udviklingsmuligheder for fremtiden.

Samtalen giver medarbejderen mulighed for at få en klar opfattelse af ledelsens vurdering af arbejdsindsats og forventning. Ligeledes giver samtalen mulighed for at medarbejderens synspunkter på ledelsen bliver synlige.

Medarbejderudviklingssamtalen er et godt redskab for udvikling af medarbejdere og institution, som giver mulighed for en udviklingsplanlægning som bygger på den enkelte medarbejders ønsker, evner og kvaliteter i overensstemmelse med institutionens behov.

Samtalerne er vigtige, fordi de giver mulighed for at drøfte en række emner, som er centrale for den enkelte og for Vindsuset. Emner som vi sjældent drøfter i det daglige, fordi de ikke er afgørende for løsningen af de konkrete opgaver, den enkelte står i lige nu.

Samtalen giver mulighed for at tale om nogle af de ting, der ligger ud over rutinerne i dagligdagen. Samtalen skal være et bolværk mod, at medarbejdere bliver udbrændte af en arbejdsvirkelighed, hvor omgivelserne, og som følge deraf - kravene til os, er i en konstant udvikling.

Medarbejderudviklingssamtalen kan være en måde at bevare og udvikle gejsten samt engagementet i denne arbejdsvirkelighed

Holdninger bag medarbejderudviklingssamtalen: 

• At medarbejderne er institutionens / organisationens vigtigste ressource. 
• At mennesker er forskellige og bør behandles sådan i arbejdssituationen.
• At medarbejderne har vilje til at påtage sig et ansvar. Hvis organisationen giver medarbejderne ansvar og beføjelser, vil de arbejde engageret og effektivt på at nå de fastsatte mål. 
• At medarbejderne har ansvar for at videregive sine behov og ønsker til arbejdssituationen.
• At ledelsen har ansvar for at skabe arbejdsvilkår, der fremmer medarbejdernes funktion og udvikling.
• At ledelsen og medarbejderen har et fælles ansvar for at følge op på trufne aftaler.
• At ethvert menneske har udviklingsmuligheder.
• At det er medarbejderen, som har hovedinitiativet i medarbejder udviklingssamtalen. 

Forudsætninger for at medarbejderudviklingssamtalerne bliver et gode for den enkelte og Vindsuset er: 

• at udgangspunktet er, at der er tale om en ligeværdig dialog, hvor respekt og åbenhed er gensidig. 
• at begge har forberedt sig grundigt. 
• at samtalen foregår uforstyrret af telefoner og andre afbrydelser.
• at der ikke er tale om en bedømmelsessamtale.
• at mødet ikke erstatter andre samarbejdsmøder.
• at samtalen er fortrolig med tavshedspligt, hvor ingen af deltagerne referere indholdet for andre, med mindre det udtrykkeligt er aftalt på mødet. Deltagerne aftaler altså konkret hvad der må og ikke må refereres til andre.
• at samtalen ikke er sladder om kollegaer.
• at samtalen ikke omhandler medarbejderens privatliv, med mindre medarbejdere selv finder det relevant at inddrage det.
• at konklusioner og ting der skal undersøges, skrives ned i fællesskab som afslutning på samtalen, og hurtigst herefter renskrives og underskrives af begge parter. 

Principper for medarbejderudviklingssamtalen:

Hvor lang tid varer samtalen ?

 Længden kan variere fra samtale til samtale, men det vil ofte være en samtale af ca. 1½ - 2 times varighed.

Medarbejderudviklingssamtalen er obligatorisk for alle fastansatte i Vindsuset.

Hvor tit og hvornår ?

Samtaler med alle medarbejdere føres relativt tæt efter hinanden én gang om året – med det formål at få klarhed over de ressourcer og behov som alle medarbejderne giver udtryk for gennem samtalerne. Herefter koordineres disse med det kommende års planlægning og budgetter.

Hvor skal det foregå ?

Find et roligt og uforstyrret sted, hvor begge parter føler sig godt tilpasse. Det kan godt være på kontoret, hvis det passer begge parter. Vi har gode erfaringer med at bruge Opsamlingen, således at samtalen foregår på en dag hvor de resterende timer afspadseres eller bruges til ”andet arbejde” efter aftale. 

Tavshedspligt:

Omkring det indbyrdes samarbejde er der en gensidig tavshedspligt.

For at sikre åbenhed og tillid til hinanden skal man kunne stole på, at personlige forhold og relationer mellem parterne ikke kommer andre for øre. Opfyldelsen af de indgåede aftaler kan imidlertid gøre det nødvendigt at inddrage andre f.eks. andre medarbejdere. Det må i så fald afgøres i hvilket omfang og på hvilken måde, de pågældende skal inddrages.

Ledelsespolitikken i Vindsuset bygger på en ”åben dør” mellem leder og souschef, hvorfor al forberedelse og opfølgning af MUSamtalerne foregår i tæt samarbejde mellem leder og souschef. Selve samtalen gennemføres af lederen alene - og jf. tavshedspligten skal der afslutningsvis i samtalen nævnes, hvis der er noget fra samtalen der ikke ønskes refereret til souschefen og hvorledes parterne kan forholde sig til den aktuelle viden. Souschefen er naturligt omgæret af samme tavshedspligt som deltagerne i selve samtalen. 

I slutningen af samtalen skrives et konklusionsreferat

indeholdende:

• ønsker og beslutninger, · handleplan og · evt. en uddannelsesplan, · tidsterminer og · arbejdsfordeling · hvad må refereres til hvem, hvordan, hvornår og af hvem.
• Som noget nyt i år 2003, vil vi i år også arbejde de højst prioriterede mål ind i et kompetenceudviklingsskema, som gennemgås med mulighed for justeringer på personalemødet inden. Referatet bearbejdes og underskrives snarest af leder og medarbejder. Begge parter skal følge op og holde de aftaler samtalen resulterer i. Således skal lederen f.eks. sikre at ændringer i arbejdsgange udføres, hvis det er muligt at beslutte indenfor en MUSamtalens rækkevidde. Generelt kan bevilling af uddannelser, kurser, ændring af arbejdsgange m.v. ikke besluttes på selve MUSamtalen, men opfølges til beslutning jf. almene beslutningsprocedurer hurtigst muligt. Opfølgningen skal ikke udskydes til næste samtale, men finde sted når det er aktuelt. Konklusionsreferatet er fortroligt. Begge parter får et eksemplar som hver især opbevarer til opfølgning. Ledelsens eksemplar opbevares på et aflukket sted. Hvis medarbejderen ophører kan vedkommende sikre at al dokumentation makuleres.

Opfølgningen.

Enhver “Mus-runde” følges i Vindsuset op på 2 niveauer: 1. niveau: Ledelsens tilbagemelding til hele gruppen. 2. niveau: Den individuelle opfølgning til den enkelte. 

1. niveau: Udmiddelbart efter MUS-samtalerne er afholdt, melder ledelsen tilbage på et personalemøde om følgende: 

a) Generelle tendenser som sås afspejlet i tilbagemeldingerne fra medarbejderne. Herunder fortæller ledelsen om:

• Hvad der umiddelbart kan iværksættes på baggrund af tilbagemeldingen.
• Hvad der skal diskuteres mere eller kan iværksættes som forsøg.
• Hvilke ting og forhold medarbejderne har gjort opmærksom på, og som der skal sættes fokus på fremover. 

b) Uddannelsesplaner og kompetenseudviklingsplaner. Så konkret som muligt fremlægges planen for:

• Træning / optræning på job – intern ”oplæring”
• Fælleskurser - undervisning
• Fælles læsning - oplæg - foredrag
• Individuelle kurser og uddannelser
• Planlægning af konkret (evt. skriftlige) aftaler og undervisningsforpligtelsen for de medarbejdere, der skal på kurser og uddannelser. 

c) Ledelsens tilbagemelding om sin feedback fra medarbejderne. Med udgangspunkt i den feedback lederen har fået fra medarbejderne fortælles:

• Hvilke områder lederen har fået feedback om fungerer tilfredsstillende i de forskellige aspekter af ledelse.
• På hvilke områder ledelsen har fået tilbagemeldinger, som fordrer til ændringer og hvordan ændringerne vil blive helt konkret.
• Tilbagemelding om, hvilke områder eller aspekter af ledelse, der måske ikke kan ændres. 

2. niveau:

Ca. 4 - 5 måneder efter medarbejderudviklingssamtalerunden afholdes en kort opfølgning med hver enkelt medarbejder. Samtalen aftales konkret og foregår i løbet af dagligdagen og kan vare fra ca. 15 - 45 min. Det er først og fremmest en opfølgning på den handleplan / kompetenceudviklingsplan der er blevet lagt. 

Medarbejderudviklingssamtaler i Udflytterbørnehaven Vindsuset. 

”Afvikling er en forudsætning for udvikling” er dette års ”mantra” – derfor vil samtalen i år indeholde dialog om denne balance mellem afvikling og udvikling.

Jeg foreslår at samtalen har 2 overordnet perspektiver:

• Status over Vindsusets udvikling – og fremtidsperspektiver
• Status over egen trivsel og udvikling – og fremtidsperspektiver - og i stor lighed med de andre år, skal indeholde følgende områder:
• Jobfunktioner og tilfredshed – ( gøre status)
• Udviklingsbehov og ønsker, -forestillinger om egen fremtid.
• Udviklingsbehov og ønsker, -forestillinger om Vindsusets fremtid.
• Og som nyt i år 2003: Udarbejdelse af individuel kompetenceudviklingsplan for de højst prioriterede mål. 

Det overordnede formål med dette er, at fremme arbejdsmiljøet i Vindsuset som helhed og sikre, at vi fortsat bibeholder og udvikler vores evner til at:

• fokusere positivt, være nærværende og føle arbejdsglæde
• være idérige, initiativrige og handlekraftige
• være fleksible og omstillingshurtige uden at den enkelte medarbejder mister overblik og egen indflydelse på sin arbejdssituation. Formålet med samtalerne er at fremme en gensidig udveksling af informationer og synspunkter mellem medarbejderne og ledelsen om aktuelle arbejdsopgaver og fremtidige udviklingsmål hos den enkelte medarbejder. Dette sker med baggrund i Vindsusets retningslinier, mål og behov som helhed. 

Som medarbejder.  

Som medarbejder giver samtalen dig mulighed for en gennemgang og analyse af din nuværende og kommende arbejdssituation. Du får gennem samtalen mulighed for at påvirke din egen arbejdssituation, således at du i så høj grad som muligt kan få tilgodeset de behov, der kan realiseres gennem arbejdet. Du får mulighed for gennem din leder at drøfte, hvorledes du udfylder dit job i relation til din jobbeskrivelse, og hvad du selv synes der skal til for, at du kan komme videre i din udvikling – herunder hvorledes din leder kan støtte og være behjælpelig. 

Som ledelse:  

Som ledelse giver samtalen en bedre kontakt og kendskab til medarbejderne. Samtalen giver mulighed for at få et bedre overblik over Vindsusets kapacitet og større nyttiggørelse af de menneskelige ressourcer, i form af viden, kompetencer og personlige interesser, der er tilstede. Samtalen giver også bedre mulighed for at planlægge; såvel arbejdet som medarbejdernes udvikling og videre uddannelse. 

For arbejdspladsen Vindsuset:

For Vindsuset er samtalen et middel til at kombinere medarbejderens ønsker om udvikling og trivsel på jobbet med Vindsusets behov for ressourcestyring og tilrettelæggelse af medarbejdertræning og – uddannelse – for at opnå bedst mulig kvalitet og trivsel på jobbet. Det videre perspektiv med dette er, at Vindsuset bliver i stand til bedre at opfylde brugernes behov, - samt kommunens behov. 

Hvordan forberedes medarbejderudviklingssamtalen?

Samtalen giver udbytte, hvis begge parter forbereder sig grundigt. Mindst en uge før den aftalte samtaledato udleveres et forberedelses-skema, så begge parter har mulighed for at forberede sig grundigt til selve samtalen. Dette skema er ment som redskab til egen forberedelse, altså til eget brug og skal ikke afleveres til nogen. Skemaet kan bruges som disposition eller huskeseddel til selve samtalen. 

Som medarbejder.

Som medarbejder betyder forberedelsesarbejdet blandt andet, at du skal gennemtænke din arbejdssituation i det forgangne år, dine behov og udviklingsmål i det kommende år samt de forslag du har til egen udvikling og efteruddannelse. 

Som leder.

Lederen skal forberede sig på samme måde som medarbejderne, hvilket foregår i tæt samarbejde med souschefen.

Lederen skal have dannet sig en opfattelse af den enkelte medarbejders opgaver og løsninger heraf i det forgangne år samt sine planer for opgaver til udvikling af medarbejderen i det kommende år.

Lederen skal yderligere have gennemtænkt Vindsusets arbejdssituation for det kommende år, idet aftale om ændringer af én medarbejders arbejdsvilkår sandsynligvis vil have indflydelse på Vindsusets øvrige medarbejdere.

Det videre forløb: Materialet er nu uddelt til alle medarbejdere til gennemlæsning og vurdering inden personalemødet.

På personalemødet diskuterer vi oplægget, eventuelle ændringer gøres og vi beslutter grundlaget for gennemførelse af medarbejderudviklingssamtaler i Vindsuset i år 2003.

Vedr. selve forberedelsesskemaet har tidligere tilbagemeldingerne været lidt spredte i.f.t. selve skemaets omfang. Jeg vil foreslå at vi i år tager udgangspunkt i et kortere og mere overordnet spørgeskema, med rig mulighed for selv at kommentere detaljeret.

Jeg foreslår at vi bevarer ”3-deling” i.f.t. perspektiv / fokus:

• Den faglige indfaldsvinkel · Den sociale / samarbejdsmæssige indfaldsvinkel
• Den personlige indfaldsvinkel Dialogen i samtalen vil veksle mellem mikro-perspektiv på den enkelte medarbejder og makro-perspektiv på Vindsuset som helhed. Vores behov er forskellige, - for nogen virker forberedelsesskemaet forvirrende, for andre meget inspirerende. Brug det derfor på den måde, der er bedst for dig. MUSamtalerne kommer til at foregå i uge 10, 11 og 12, og fælles opsamlingen bliver videregivet på personalekonferencen i uge 13.

Med ønske om god vind til os alle i Vindsuset- Henrik & Dorte Januar 2003 

Punkter til INTRO i Vindsuset 

Ved forbesøg kan nogle af punkterne gennemgås, - der markeres på den ansattes intro-seddel dato for hvornår emnerne er gennemgået.

Den nyansatte skal selv lave en skriftlig præsentation med billede af sig selv til forældrenes opslagstavle.

Intro´en opdeles i emner der skal gennemgås mellem 1 - 3 dag og emner der skal gennemgås efter nærmere aftaler.

En fra ledelsen er ansvarlig for de generelle emner og en pædagog fra stuen for de specifikke emner. 

 Intro fra ledelsen på forbesøg eller de første dage:  

1. del gennemgåes over 2 sessions indenfor de første 2 uger: 

Gensidig præsentation – forventninger…

(evt. kort opfølgning / gensidig feed back på ansættelsessamtalen)

• Tavshedspligt · Praktisk udveksling - adresse, telefonnr./ telefonliste, e-mailadresse, ansættelsespapirer, stamkort, samtykkeerklæring indhentning af oplysninger, velkomstmateriale og nøgler.
• Leveregler – gennemgåes og udleveres – også ”Her i Vindsusets tog…”
• Stemning som parameter i Vindsuset –
• Din energi flyder derhen hvor du har din opmærksomhed
• Jobbeskrivelse – gennemåes og udleveres
• Årsplan udleveres og aftales gennemlæst til senere snak
• Arbejdstid - skema – afspadsering – gennemgåes kort nu – og mere konkret senere…
• Planer i opstarten - og hvordan den nye skal forholde sig som ny i huset…
• ”Færdselsregler” i nærmiljøet – Naboerne i Lille Lyngby + Håbets Allé (stemning)
• Dagsrytme – Daligdagen fra A til Z udleveres – Obs på mødetidsansvarsopgaver
• Flyver / fordybelsesfunktion – gennemgåes og udleveres
• Swingtime – Morgenmøde i bussen – dagsorden udleveres
• Ved ulykker - skadestue…
• Sygemelding
• Rygepolitik - alkoholpolitik
• Pauseafholdelse
• Aktuelle datoer for arrangementer som p-møder, p-weekender, fester, forældremøder, koloni · Udlevering af mødekalender og aktuelle sedler
• Medlemskab af fagforening (Studieorganisation)
• Vigtige beskeder om børn og familier. f.eks. forældremyndighedsrettigheder m.v.
• Kommunikationssystem – blomstermappe, forældrebeskeder, formelle og uformelle snakke – morgenmøde i bus – dør / møddinge stuemøder – personalemøder (mødepligt)
• Mødestruktur - beslutningsprocedure
• Kaffe - te- gave kasse ( praktikanter gratis – gaver via insti.kasse)

2. del Gennemgåes senest indenfor den første måned:

• Vindsusets pædagogik – Oplæg om fokus i vores pædagogik jf. p-konference marts ´02 samt Årsplanen – intro til Marte meo – Forslag til litteratur.

3. del Gennemgåes senest indenfor de første 2 måneder:

• Arbejdsfordeling opgaver & roller – Vores konkrete fordeling og ”huller” p.t. samt ønsker
• Teamsamarbejde med udgangspunkt i den enkeltes ressourcer og fælles mål…. · Palys – Feed back sandwich – Teamprocesevaluering m.v.

 

Derudover: 

• Institutionens placering i Københavns Kommune – efter behov……..
• “Rundvisning” i div. Mapper på kontoret og i personalestue.
• Forældresamarbejde – omsorgstrekanten - artikel i håndbog – søg viden – samtaleskema mv.

 

Intro fra stuen.

• Generel rundvisning p stuen og i hele huset med kommentarer om materialer, regler m.v. 
• Information om stuen på alle niveauer - rytme, regler, arbejdsfordeling, forældrekontakt m.v.
• Gennemgang af alle børn

Efter 3 måneder skal leder og ny medarbejder have en 3 månedssamtale ”Hvordan går det samtale”. Det er begges ansvar at holde fast i planlægning af mødet !  

Busmøde

De to ”7´ere” er ansvarlige for mødet, og skal inden vi swinger have forberedt pkt. 1 – 5, som de ultrakort skal starte mødet med at orientere om:

1. Hvor mange børn – fordelingen på stuerne – hvilke børn fri …?
2. Dagens vejrudsigt…… 
3. Personale - Hvem er vi i dag - Fordelingen på stuerne ? 
4. Evt. gæster - med i bussen, eller nogen der kommer i løbet af dagen…..  
5. Allerede planlagte aktiviteter, møder, arrangementer. Nogle fødselsdage ? (se skemaet og kalenderen) 
6. Brainstorm på ønsker for dagen – kast dine ønsker & idéer ind.. 
7. Vurdering af de forskellige ønsker – med fokus på fordelingen af børnene, hvilke/hvor mange børn er ”tilbage” og hvilke voksne er til rådighed ? 
8. Beslutning om dagen – Mødelederne opsummerer, nogle beslutninger henvises eventuelt til stuernes formiddagsmøder. 
9. Hvem tager køkkenet i eftermiddag…………. 
10. Orientering om dagens forældrebeskeder – (7´erne tjekker listen ) 
11. Opsummering af hvad børnene skal orienteres om – af hvem..? - Er der noget vigtigt, vi skal snakke om på hjem-busturen ? En gennemtænkt dag, er en god dag……

At være flyver betyder

At FLYVEREN er tilstede, parat og til rådighed for alle børn, således at andre personaler kan fordybe sig og være der hvor de er.

FLYVEREN er omsorgspersonen. Det betyder at det er legalt, at de voksne der kan fordybe sig i samværet og aktiviteten f.eks. kan sende ”toilet-børn” eller andre børn der trænger til en hjælpende hånd, videre til ”flyveren”. 

At FLYVEREN er iagttageren, den voksne der har overblikket og er opmærksom på stemningen, f.eks. virker nogle børn triste, voldsomme eller viser andre signaler på mistrivsel.

Flyveren skal også lægge mærke til børnenes legerelationer, samarbejdsmåder og indbyrdes kommunikation.

Flyveren skal huske at bemærke / benævne børnenes positive handlinger. ( Herved understøtter vi børnenes positive handlinger og opfordre til ”mere af det !!!” ) 

At FLYVEREN er opmærksom på at hjælpe børnene med eventuelle uoverensstemmelser, trøste, snakke, er handlingsanvisende og igangsættende.

Flyveren kan ikke indgå i en aktivitet, leg, spil som går i stå hvis Flyveren skal være til rådighed for andre børn, f.eks. være bålpasser, snitte, spille spil med egen brik m.v.

Flyveren kan godt igangsætte aktiviteter som børnene selv kan hygge sig med, f.eks. igangsætte et spil uden selv at være part i spillet, tage barbiedukkerne eller Play mobil ned, hjælpe med at bygge en hul, tage tegneting og modellervoks frem o.s.v.

Vurdering af teamprocessen

Vi var ikke gode til at holde os til opgaven	1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Holde sig til opgaven	Vi var gode til at holde os til opgaven
Vi var ikke aktive alle sammen	1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Engagement	Vi var alle sammen aktive
Vi afbrød og talte i munden på hinanden	1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Lytteevne	Vi var gode til at lytte